エクセルで作業効率を上げるテクニックの紹介

Posted by , 2015年6月19日

エクセルの作業効率向上テクニック

パソコンで使いこなせると便利なソフトはエクセルですよね。エクセルを使いこなす第一歩としてショートカットキー、関数、マクロと呼ばれる機能を使ってみるのはどうでしょう。ショートカットキーはその名の通り、キーボードのキー操作だけで機能を実現できるものです。よく使う機能やあると便利な機能をまとめてくれているものが関数で、独自にちょっと複雑な機能を実現したい時に使うのがマクロです。少し難しそうに聞こえるかもしれませんが、これを使いこなせるだけで作業効率がはるかに向上します。

ショートカットキーと関数で何ができるのか?

ショートカットキーは右クリックでメニューを開いて実行する機能、例えばコピーやペーストなどをキーボード操作だけで実現することができます。表計算の入力の時など、キーボードから手を離さずに作業をすることができるので効率を上げることができます。一方、関数は特定の文字列をエクセルに入力することで実行できる機能です。例えば、SUM関数を使うと指定したセルの合計を自動で計算してくれます。合計くらいなら自分でも計算できると思う方もいるかもしれませんが、もっと複雑な、例えば同じ文字列が重複していないかなど機械的なチェックをしたい時にも利用できます。

マクロ機能は何ができるか?

マクロ機能は同じ動作を繰り返して何回も行いたい時などに非常に役に立ちます。例えば、1行毎に改行を100回入れたい時などに一度マクロを作成しておけばいつでも自動で行うことができるようになります。マクロの作成と聞くと専門知識がないとできないように思うかもしれませんが、実は簡単に実現する方法があります、それはメニューの中にあるマクロの記憶という機能を使うことです。マクロの記憶を使うと、自分が操作した内容を記録してマクロ機能の一つとして登録できるので、特別な知識がなくても誰でも簡単にマクロを作ることができるのです。ショートカットキー、関数、マクロを上手に使って作業効率を上げてみてはいかがでしょうか。

CADのスクールとは、パソコン上で図面を描くためのスキルやテクニックを学ぶ学校であり、建築業界や設備業界での就職に有利です。